Để quản lý công việc của dự án hiệu quả qua phần mềm quản lý dự án thì người trưởng dự án cùng với các thành viên tham gia cần hiểu và làm các công việc sau:

  1. Liệt kê các thành phần chính của dự án. Các thành phần chính là những công việc được phân theo công đoạn thực hiện mà dự án phải đi qua ví dụ như: làm rõ yêu cầu của dự án, thiết kế kiến trúc của dự án, thực hiện công việc theo từng chức năng theo bản thiết kế, kiểm tra chất lượng dự án.
  2. Liệt kê các công việc cần làm cho từng thành phần của dự án được mô tả ở trên
  3. Mô tả chi tiết nhất có thể về mỗi công việc được liệt kê ở bước 02
  4. Ước lượng thời gian cho từng công việc được mô tả trong bước 03
  5. Xác định ngày/giờ công việc được bắt đầu và kết thúc cho mỗi công việc được mô tả ở bước 03

aulac-quan-ly-cong-viec

Theo dõi và kiểm soát tiến độ của từng công việc cho đến khi dự án kết thúc

Định nghĩa các loại tác vụ có thể có tùy thuộc đặc điểm quản lý của đơn vị mình Về cơ bản mỗi loại tác vụ đã được định nghĩa theo quy chuẩn chung về quản lý dự án. Tuy nhiên, phần mềm vẫn cho phép định nghĩa loại tác vụ/công việc đặc thù cho từng đơn vị. Loại tác vụ có thể có bao gồm:
– Business Analysis (phân tích kinh doanh) ,
– Requirements (liên quan đến yêu cầu của dự án)
– Bugs/Issues (lỗi hay một vấn đề gặp phải khi thực hiện dự án)
– Feedback (yêu cần phản hồi về một vấn đề nào đó)
– Research & development  – R&D (nghiên cứu/tìm hiểu về một chủ đề hay đặc điểm kỹ thuậnt)
– Task (thực hiện một công việc), …vv
Cho phép định nghĩa các chức vụ trong dự án Tùy cơ cấu tổ chức đặc thù của doanh nghiệp hay tổ chức phần mềm cho phép định nghĩa các chức vụ khác nhau. Các doanh nghiệp khác nhau sẽ có sơ đồ tổ chức khác nhau, ví dụ một doanh nghiệp về sản xuất sẽ phân bổ theo khâu, hay công đoạn nhưng một doanh nghiệp về dịch vụ sẽ có sơ đồ tổ chức theo loại dịch vụ, mỗi dịch vụ sẽ có các bộ phận, chức năng như vậy chức năng nhiệm vụ của người tham gia phát triển dự án cũng có các tên gọi khác nhau.
Kiểm soát tiến độ dự án Dựa vào tổng thời gian thực hiện của dự án và thời gian thực hiện cho từng công việc phần mềm sẽ hiển thị tình trạng dự án một cách chính xác theo thời gian thực dưới dạng biểu đồ. Phần mềm quản lý công việc của dự án sẽ trình bày:
– Liệt kê những công việc đã hoàn thành
– Hiển thị dạng sờ đồ Gantt về dự án
– Hiển thị dưới dạng màu sắc (xanh, vàng, đỏ) cho trạng thái từng công việc và cho toàn dự án
– Hiển thị các hoạt động trong ngày về dự án

Kiểm soát tiến độ dự án là như người huấn luyện viên đội bóng trong trận đấu, bao gồm việc theo dõi sát từng công việc, nhiệm vụ của mỗi thành viên theo ngày và theo giờ để có những điều chỉnh cho phù hợp để đảm bảo từng công việc được hoàn thành với chất lượng cao đúng tiến độ đề ra. Qua công cụ quản lý công việc, người trưởng dự án, các thành viên có thể thấy rõ tiến độ chung của toàn dự án

Gởi email Mặc định hệ thống tự động gởi email cho các thành viên liên quan đến công việc đó và hoàn toàn dựa vào cách tổ chức sắp xếp của trưởng dự án.
Chức năng theo dõi hoạt động của từng tác vụ Thành viên tham gia có thể cho phép một hoặc nhiều người liên quan theo dõi hoạt động của công việc mình đang làm, người được theo dõi sẽ nhận được thông báo gởi tự động qua email, xem thông tin chi tiết, hoặc để lại phản hồi trên công việc đó.
Lập kế hoạch trước Phần mềm cho phép mỗi thành viên tham gia có thể tự lên kế hoạch trước cho mình
Lưu trữ các tài liệu liên quan đến từng công việc của dự án Mỗi công việc có thể đính kèm các tài liệu liên quan hoặc đính kèm nguồn tại liệu chung về dự án.
Wiki Các thành viên tham gia dự án có thể tham gia cung cấp Wiki chung về dự án
Tin tức Tin tức hoạt động chung về dự án
Quản lý nhiều dự án Phần mềm cho phép một đơn vị, tổ chức quản lý nhiều dự án khác nhau.
Quản lý thành viên Phần mềm quản lý công việc dự án rất linh động trong việc phân quyền cho từng thành viên tham gia bao gồm:

– Cho phép một thành viên tham gia nhiều dự án khác nhau với các vai trò khác nhau của từng dự án.
– Chỉ xem và nhận được những thông tin liên quan đến dự án theo chức vụ và quyền hạn được cấp.

Định nghĩa tiến trình cho một công việc (Workflow) Chức năng là khả năng cho phép nhà quản trị tự định nghĩa tiến trình công việc theo một quy trình chuẩn của tổ chức, doanh nghiệp mình từ đó mỗi thành viên khi tham gia dự án phải tuân thủ đầy đủ các bước theo tiến trình đề ra.

Write a Comment